راهنمای جامع خرید صندوق فروشگاهی

صندوق فروشگاهی برای موفقیت در کسب و کار امروز ضروری هستند.

صندوق فروشگاهی (POS) به شما کمک می کنند تا انواع روش های پرداخت را به سرعت و ایمن پذیرفته و پردازش کنید. در واقع، ۶۸ درصد از کسب و کارها برای ثبت فروش های جدید به سیستم های صندوق فروشگاهی اعتماد می کنند.

با این حال، صندوق فروشگاهی امروزی می توانند کارهای بسیار بیشتری را نسبت به تراکنش های پرداخت انجام دهند. آنها می توانند به تمام جنبه های کسب و کار شما از جمله موارد زیر کمک کنند:

• صدور فاکتور
• مدیریت موجودی کالا
• حسابداری
• گزارش گیری

با وجود گزینه های بسیار زیاد، دانستن نحوه انتخاب یک سیستم صندوق فروشگاهی می تواند دشوار باشد.

خوشبختانه، این راهنما تمام نکات مهمی که در مورد صندوق فروشگاهی نیاز دارید را پوشش می دهد. این راهنما به بخش های قابل هضم برای درک آسان تقسیم شده است.

اگر می خواهید بدانید که چگونه یک سیستم صندوق فروشگاهی را برای امروز و آینده انتخاب کنید، حتما این راهنمای رایگان را برای مراجعه بعدی بوکمارک کنید.

سیستم صندوق فروشگاهی چیست و چرا به آن نیاز دارید؟

در اصلاح “نقطه فروش”، مکانی است که در آن فروش انجام می شود. به طور سنتی، این مکان یک صندوق پول نقدی بود. امروزه، سیستم های صندوق فروشگاهی دیگر ثابت نیستند. آنها شبکه های مبتنی بر ابر و سیار با عملکردهای جامع کسب و کار هستند. پیشنهاد می کنیم مقاله “صندوق فروشگاهی چیست” را مطالعه کنید.

این امر باعث می شود پذیرش پرداخت در حال حرکت آسان شود.

به نقل از سایت https://merchants.fiserv.com/ :

“بسیاری از بهترین راه حل های صندوق فروشگاهی اکنون چندین روش پرداخت را می پذیرند. این بسیار با ارزش است زیرا طبق یک مطالعه اخیر، تعداد تراکنش های کارت اعتباری در ایالات متحده از ۳۷٫۳ میلیارد در سال ۲۰۱۶ به ۴۰٫۸ میلیارد در سال ۲۰۱۷ افزایش یافته است. و این فقط کارت های اعتباری نیست.

با ظهور کیف پول های دیجیتال مانند Apple Pay و Android Pay، پرداخت های موبایلی می توانند تا سال ۲۰۲۰ نماینده ۵۰۳ میلیارد دلار تراکنش باشند. در اینجا چند مورد دیگر برای بررسی وجود دارد: مصرف کنندگان و مشاغل در سطح جهانی در سال ۲۰۲۳، ۸۴۱ میلیارد تراکنش غیر نقدی انجام خواهند داد – این رقم نسبت به ۵۷۷ میلیارد تراکنش در سال ۲۰۱۸، ۴۶ درصد افزایش یافته است. در یک نظرسنجی اخیر، یک نفر از هر چهار شرکت کننده، علاقه خود را به پرداخت های بدون وجه نقد اعلام کرد. محبوب ترین کیف پول های دیجیتال در بین مصرف کنندگان جوان، Apple Pay و کیف پول های با برند فروشگاه هستند.”

یک سیستم نقطه فروش به شما امکان می دهد تا هر نوع روش پرداختی را که مشتریان ترجیح می دهند، بپذیرید. این امر به کاهش موانع و آسان تر و راحت تر کردن تجربه خرید برای مشتریان کمک می کند. نتیجه آن، افزایش فروش و رضایت بیشتر مشتریان است. به این معنا، داشتن یک سیستم نقطه فروش مدرن برای کسب و کار شما حیاتی است. در اینجا چند دلیل دیگر وجود دارد که باید به سرمایه گذاری در بهترین سیستم POS ممکن فکر کنید.

سیستم های صندوق فروشگاهی باعث اعتبار کسب و کار شما می شوند

شاید شما به تازگی کسب و کار خود را راه انداخته باشید، اما مجبور نیستید مانند یک مغازه ی کوچک و سنتی عمل کنید. داشتن یک سیستم POS که چندین نوع پرداخت را قبول می کند، به محض ورود مشتریان به فروشگاه، اعتبار شما را نزد آنها افزایش می دهد.

سیستم های صندوق فروشگاهی باعث افزایش رقابت پذیری شما می شوند

فناوری به سرعت در حال پیشرفت است. داشتن آخرین ابزارها به شما کمک می کند تا حتی با تغییر سریع چشم انداز پرداخت ها، در صنعت خود رقابتی باقی بمانید.

به عنوان مثال، سیستم های POS امروزی به شما امکان پذیرش کارت های دارای تراشه EMV را می دهند، که با توجه به موارد زیر اهمیت دارد:

• ۸۵ درصد از کارت های اعتباری صادر شده در ایالات متحده دارای تراشه هستند.
• تنها حدود ۶۳ درصد از بازرگانان قادر به پردازش آنها هستند.

سیستم های صندوق فروشگاهی ردیابی و تحلیل فروش را ساده می کنند

سیستم های POS امروزی فراتر از درگاه های تراکنش هستند. آنها همچنین می توانند:

• فروش را تجزیه و تحلیل کنند و بینش هایی در مورد کسب و کار شما ارائه دهند.
• به شما در درک عادات و رفتارهای مصرف کننده کمک کنند.
• داده های مشتری را ثبت کنند.
• همه چیز را از موجودی کالا تا بهره وری کارکنان ردیابی کنند.

سیستم های صندوق فروشگاهی برای پردازش کارت های اعتباری و بدهی ضروری هستند، اما آنها همچنین نقش مهمی در بهبود عملیات شما ایفا می کنند.

پیدا کردن سیستم صندوق فروشگاهی مناسب برای نیازهای شما

حالا که می دانید یک سیستم صندوق فروشگاهی چه مزایایی را می تواند به همراه داشته باشد، آماده اید تا راه حلی را برای نیازهای خود انتخاب کنید. از کجا باید شروع کنید؟

ابتدا با پرسیدن چند سوال از خود، الزامات کسب و کار خود را مشخص کنید:

• وضعیت کسب و کار شما چگونه است؟
• مشکلات کسب و کار شما چیست؟
• یک سیستم صندوق فروشگاهی چه کارهایی را می تواند برای شما ساده کند؟

اجازه دهید نگاه دقیق تری بیندازیم.

وضعیت کسب و کار شما چیست؟

وضعیت کسب و کار شما نقش بسیار مهمی در تعیین نوع سیستم صندوق فروشگاهی که باید انتخاب کنید، دارد:

• آیا در حال راه اندازی یک کسب و کار جدید هستید؟ در این صورت، شما به سیستمی نیاز دارید که ساده، آسان برای استفاده و باعث افزایش کارایی کسب و کارتان شود.
• آیا قصد ارتقا از یک صندوق پول نقدی قدیمی را دارید؟ سپس بررسی کنید که آیا سیستم صندوق فروشگاهی جدید می تواند به ردیابی فروش و رفع مغایرت بین گزارش های صندوق پول و موجودی مطابق حساب بانکی کمک کند؟
• آیا در حال تغییر از یک سیستم صندوق فروشگاهی متفاوت هستید؟ به این فکر کنید که با راه حل فعلی تان چه مشکلی دارید و چگونه یک سیستم جدیدتر می تواند به حل آن مشکلات کمک کند.

بزرگترین مشکلات شما کدامند؟

هر صاحب کسب و کاری به خصوص کارآفرینان تازه کار، با موانعی روبرو هستند. اما با وجود این مشکلات، بسیاری از صاحبان مشاغل کوچک خوش بین باقی می مانند.

طبق گفته انجمن ملی کسب و کارهای کوچک:

• ۸۴ درصد از صاحبان مشاغل، نسبت به آینده کسب و کار خود بسیار یا تا حدودی اطمینان دارند.
• ۶۱ درصد معتقدند که در سال های آینده فرصت های رشد وجود خواهد داشت.

یک سیستم POS با پرداختن به برخی از مشکلاتی که تجار با آن روبرو هستند، به آنها در رسیدن به سطح جدیدی از موفقیت کمک می کند.

علاوه بر این، برخی از راه حل های صندوق فروشگاهی دارای افزونه های ماژولار هستند که بسیاری از مشکلات ناشی از سیستم های یک اندازه برای همه را برطرف می کنند. این می تواند برای صاحبان مشاغل پرکار صرفه جویی عظیمی در زمان باشد.

یک سیستم صندوق فروشگاهی چه کارهایی را می تواند برای شما ساده کند؟

صاحبان مشاغل کوچک به انجام دادن همه کارها معروف هستند. با این حال، تلاش برای ایفای نقش مدیرعامل، حسابدار، مدیر بازاریابی و مدیر منابع انسانی اغلب بیش از حد توان است.

به گفته اندرو گریفیتس، نویسنده و کارآفرین سریالی، پرکاری شایع ترین علت فرسودگی شغلی برای صاحبان مشاغل است.

با داشتن سیستم صندوق فروشگاهی مناسب، می توان بسیاری از کارها را به صورت خودکار انجام داد، مانند:

• حسابداری: راه حل های صندوق فروشگاهی مستقیماً با سیستم های حسابداری ادغام می شوند و می توانند جنبه هایی از آماده سازی مالیات را به صورت خودکار انجام دهند.
• نظارت بر کارمندان: سیستم های صندوق فروشگاهی وجود دارند که می توانند در همه امور، از ایجاد برنامه ریزی تا تهیه حقوق و دستمزد و رسیدگی به درخواست های مرخصی کمک کنند.
• مدیریت موجودی: کنترل موجودی کالا یک کار دشوار است. با این حال، شما می توانید به راحتی از فناوری صندوق فروشگاهی برای ردیابی فروش، بازگشت و موجودی انبار استفاده کنید.
• تحلیل رقابتی: با یک سیستم نقطه فروش که نمودارها، گراف ها و نقشه های حرارتی را ارائه می دهد، داده های مهمی برای ساختن کسب و کار خود به دست آورید. می توانید از این اطلاعات برای مقایسه فروش خود با رقبا در نزدیکی و درک وضعیت شرکت خود نسبت به استانداردهای صنعت استفاده کنید.

نکاتی که هنگام جستجوی سیستم صندوق فروشگاهی باید در نظر بگیرید

پس از بررسی نیازهای کسب و کار خود، زمان آن فرا رسیده است که به کاوش در مورد راه حل های صندوق فروشگاهی بپردازید که می توانند نیازهای شما را برآورده کنند.

هنگامی که برای خرید سیستم صندوق فروشگاهی شروع به جستجو می کنید، موارد زیر را در نظر بگیرید:

• سهولت استفاده: نباید برای راه اندازی و استفاده از سیستم صندوق فروشگاهی به مدرک مهندسی نیاز داشته باشید. این سیستم باید کاربرپسند باشد. سیستم صندوق فروشگاهی شما باید به اندازه ای آسان باشد که نیازی به مراجعه منظم به دفترچه راهنما یا تماس مداوم با پشتیبانی فنی نداشته باشید.
• سخت افزار: اندازه و نوع تجارت شما نوع سخت افزاری را که نیاز دارید تعیین می کند. اگر یک خرده فروش کوچک هستید، ممکن است به یک تبلت، کارت خوان و صندوق پول نیاز داشته باشید. اگر عملیات بزرگتری دارید، ممکن است به پایانه ها، چاپگرهای رسید، اسکنرهای بارکد یا موارد دیگر نیاز داشته باشید.
• نرم افزار: سیستم های صندوق فروشگاهی با نرم افزار شروع می شوند، بنابراین قابلیت ها و هزینه های هر گزینه را بررسی کنید تا مطمئن شوید که برای کسب و کار شما مناسب هستند.
• یکپارچه سازی: آیا صندوق فروشگاهی با ابزارها، برنامه ها و نرم افزارهایی که در حال حاضر استفاده می کنید ادغام می شود؟ بسیاری از راه حل ها دارای نرم افزار بومی هستند که شما را به ابزارهای خود قفل می کنند. بهتر است سیستم های صندوق فروشگاهی را بررسی کنید که به طور یکپارچه با فروشندگان شخص ثالث ادغام می شوند.
• خودکارسازی: آیا سیستم فرآیندها را خودکار می کند و ورودی های دستی را کاهش می دهد؟ به عنوان مثال، یک صندوق فروشگاهی خوب باید بتواند از داده های لجستیک و زنجیره تامین شما برای به روز رسانی موجودی و اطلاعات سفارش استفاده کند.
• رعایت PCI: امنیت پرداخت نیز ضروری است. این امر به ویژه برای مشاغل کوچک صادق است، زیرا آنها تقریباً قربانی ۴۳ درصد از حملات سایبری هستند. هر سیستم صندوق فروشگاهی که در نظر می گیرید باید با استانداردهای امنیتی داده ای که توسط Payment Card Industry (PCI) تعیین شده است مطابقت داشته باشد. علاوه بر این، شما به راه حلی نیاز دارید که بتواند از داده های پرداختی کاربران با موارد زیر بیشتر محافظت کند:
  • رمزگذاری سرتاسر
  • توکنیزه کردن داده ها (تبدیل داده های حساس به رشته ای از کاراکترها)
• پشتیبانی

مهم نیست که چقدر از نظر فنی باهوش باشید، دسترسی به پشتیبانی مشتری همیشه لازم است. خواه با مشکلاتی روبرو شوید یا به راه اندازی سیستم نیاز داشته باشید، به دنبال یک صندوق فروشگاهی باشید که از طریق موارد زیر پشتیبانی مناسب را ارائه دهد: چت آنلاین – تلفن

• هزینه

بدیهی است که باید هزینه سیستم صندوق فروشگاهی (از جمله سخت افزار و نرم افزار) را در نظر بگیرید. نوع و تعداد پایانه هایی که خریداری می کنید باید با نیازهای شما مطابقت داشته باشد.

• ویژگی ها

سیستم های صندوق فروشگاهی دارای ویژگی های زیادی هستند. علاوه بر پذیرش پرداخت، ممکن است راه حل هایی را بیابید که بتوانند موارد زیر را مدیریت کنند:

• ردیابی موجودی کالا
• مدیریت مشتری
• صدور فاکتور و صورتحساب
• استرداد و برگشت وجه
• برنامه ریزی کارکنان
• تحلیل داده ها

اطمینان حاصل کنید که سیستم صندوق فروشگاهی انتخابی شما تمام ویژگی های مورد نیاز کسب و کار شما را داشته باشد.

• شرکت

همه چیز خود محصول نیست. هنگامی که یک سیستم صندوق فروشگاهی خریداری می کنید، در واقع با شرکت نیز تجارت می کنید. در اینجا چند سوال وجود دارد که باید از هر ارائه دهنده احتمالی صندوق فروشگاهی بپرسید:

• آیا شرکت از نظر مالی پابرجا است؟ شما شرکتی را نمی خواهید که در حال تقلا باشد و ممکن است ظرف یک سال از کار خارج شود.
• آیا صندوق فروشگاهی تجارت اصلی آن است؟ شرکتی که عمدتاً روی صندوق فروشگاهی تمرکز می کند، تخصص بیشتری دارد و تعهد بیشتری نسبت به محصولات خود نشان می دهد.
• چه تجربه ای در خدمت رسانی به صنعت شما دارد؟ بررسی کنید که آیا این شرکت به کمک به مشاغلی مانند شما عادت دارد یا خیر. اگر نه، این می تواند یک هشدار باشد.
• آیا شرکت یک ارائه دهنده یا توزیع کننده است؟ ارائه دهندگان تمایل بیشتری به ایجاد رابطه بهتر با صاحبان مشاغل دارند و از توزیع کنندگان، پشتیبانی بهتر از بازرگانان، کیفیت و تخصص را ارائه می دهند.
• آیا شرکت نقد و بررسی های مثبت یا منفی دارد؟ تحقیق کنید که دیگران در مورد شرکت، خدمات و محصولات آن چه می گویند.

سایت کافه الکترونیک به صورت تخصصی هم سخت افزار و هم نرم افزار صندوق های فروشگاهی را تولید می کند و از این لحاظ می توانید کاملا در تهیه صندوق فروشگاهی مطمئن باشید.

بهترین صندوق فروشگاهی را برای کسب و کار خود انتخاب کنید

حالا که تمام عناصر اصلی یک سیستم صندوق فروشگاهی را در نظر گرفته اید، زمان آن رسیده است که تصمیم بگیرید چه راه حلی برای شما بهتر است.

نوع کسب و کاری که دارید (به همراه اندازه و عملیات آن) می تواند به شما در این تصمیم گیری کمک کند.

نوع کسب و کار، نوع سیستم صندوق فروشگاهی را تعیین می کند

انتخاب نهایی نوع سیستم صندوق فروشگاهی به ماهیت کسب و کار شما بستگی دارد. برای مثال:

• یک کافی شاپ سنتی با یک کامیون غذای سیار متفاوت اداره می شود.
• یک بوتیک لباس نیازهای متفاوتی نسبت به یک پیمانکار ساختمانی دارد.

اگر یک فروشگاه خرده فروشی، سالن زیبایی، خشکشویی یا رستوران فست فود دارید، احتمالاً یک سیستم صندوق فروشگاهی با تمام خدمات و تنظیمات سنتی را می خواهید. سیستم های صندوق فروشگاهی رومیزی را در نظر بگیرید که در اندازه های مختلف موجود هستند و فضای کمتری نسبت به صندوق های پول نقدی سنتی اشغال می کنند.

برای اکثر فروشگاه ها یک پایانه کافی است. اگر فضای بزرگتری دارید یا با حجم متغیر ترافیک سر و کار دارید، داشتن بیش از یک پایانه می تواند به شما در مدیریت بار اضافی کمک کند.

اگر یک کامیون غذا، رستوران با پرداخت روی میز یا غرفه جشنواره را اداره می کنید، یک سیستم صندوق فروشگاهی سیار ممکن است بهترین انتخاب برای شما باشد. این سیستم های قابل حمل به شما انعطاف پذیری لازم برای پردازش پرداخت ها را درست در محل فروش می دهند و باعث می شوند مشتریان در صف منتظر نمانند. سرعت بیشتر در سرویس به معنای مشتریان راضی تر (و فروش بیشتر در ساعت) است.

چه بودجه ای دارید؟

همانطور که قبلا ذکر شد، هنگام تعیین سیستم صندوق فروشگاهی مناسب برای کسب و کار خود، هزینه را در نظر بگیرید. راه حل های مبتنی بر ابر صندوق فروشگاهی معمولاً مدل های قیمت گذاری طبقه بندی شده دارند، جایی که هزینه بستگی به تعداد فروشگاه ها، مشتریان، محصولات، پایانه ها و ویژگی ها دارد.

هر طبقه را بررسی کنید تا ببینید کدامیک بالاترین بازده سرمایه گذاری را ارائه می دهد. همچنین فراموش نکنید که هزینه های پردازشی که قبلاً ذکر شد را در نظر بگیرید.

آیا می توانید به راحتی کسب و کار خود را گسترش دهید؟

در حالت ایده آل، کسب و کار شما راکد نمی ماند. رشد خواهد کرد. اطمینان حاصل کنید که نیازهای خود را یک، پنج و ۱۰ سال آینده را در نظر بگیرید.

به سرعت پیشرفت مورد انتظار خود فکر کنید و بگذارید این موضوع به تعیین نیازهای صندوق فروشگاهی بلندمدت شما کمک کند. برای مثال:

• آیا می توانید به راحتی ویژگی هایی را به سیستم صندوق فروشگاهی اضافه کنید؟
• ارتقاء چه مراحلی را شامل می شود و هزینه آن چقدر است؟
• آیا در نهایت مجبور به تغییر سیستم های صندوق فروشگاهی خواهید شد؟

به عنوان یک صاحب کسب و کار، باید دائماً به آینده فکر کنید. بگذارید سؤالاتی مانند این به شما در فرآیند تصمیم گیری کمک کند.

یک نسخه آزمایشی یا دموی سیستم صندوق فروشگاهی را دریافت کنید

اکثر فروشندگان صندوق فروشگاهی نسخه های نمایشی یا آزمایشات رایگان ارائه می دهند تا بتوانید نرم افزار را امتحان کنید. با انجام این کار، می توانید ویژگی ها را آزمایش کنید، مزایا را بررسی کنید و ببینید سیستم کلی چگونه کار می کند.

یادداشت هایی در مورد هر مشکلی که دارید و همچنین جنبه هایی که دوست دارید و دوست ندارید، بردارید. مطمئن شوید که این موارد را با ارائه دهنده به اشتراک بگذارید تا فرصتی برای رسیدگی به نگرانی های شما داشته باشد.

انجام این مراحل به شما کمک می کند تا صندوق فروشگاهی مناسب برای کسب و کار خود را پیدا کنید.

بهینه سازی سیستم صندوق فروشگاهی برای حداکثر رشد کسب و کار

هنگامی که سیستم صندوق فروشگاهی را انتخاب کردید، به دنبال راه هایی برای بهینه سازی پلتفرم برای بهبود کسب و کار خود باشید. برای مثال، بسیاری از راه‌حل‌ها شامل ویژگی‌های اضافی، افزونه‌ها و برنامه‌هایی می‌شوند که می‌توانند در زمان شما صرفه‌جویی کنند یا بهره‌وری شما را افزایش دهند.

ممکن است در ابتدا بخواهید کار را ساده نگه دارید. هنگامی که احساس راحتی کردید، تمام امکانات سیستم را بررسی کنید، از جمله:

• مدیریت ارتباط با مشتری(CRM):  این ویژگی به شما کمک می کند روابط با مشتریان را مدیریت کنید، تعاملات گذشته را پیگیری کنید و با مشتریان بالقوه ارتباط برقرار کنید.
• برنامه های وفاداری: با ارائه پاداش به مشتریان برای خریدهای مکرر، وفاداری مشتری را افزایش دهید.
• مدیریت موجودی: ردیابی موجودی کالا و خودکار کردن سفارشات را برای جلوگیری از کمبود و کاهش هزینه ها ساده کنید.
• مدیریت کارکنان: از این ویژگی برای ایجاد برنامه ها، تخصیص وظایف و ردیابی عملکرد کارآمد استفاده کنید.
• گزارش دهی: گزارش های دقیق از فروش، موجودی، و سایر داده ها را برای تصمیم گیری آگاهانه دریافت کنید.

بینش کسب و کار

تجزیه و تحلیل داده ها بخش پویایی از سیستم های صندوق فروشگاهی مدرن است. در حالی که این زمانی به طور انحصاری در اختیار شرکت های متوسط و بزرگ بود، اکنون صاحبان مشاغل کوچک مانند شما می توانید از این مزایا بهره مند شوید.

داده هایی را که صندوق فروشگاهی ارائه می دهد، تجزیه و تحلیل کنید.

در حالت ایده آل، سیستم شما باید گزارشات فروش دقیق، همراه با نمودارها و گراف ها ایجاد کند. همچنین باید یک داشبورد با درک آسان داشته باشد که داده های فروش، نقدینگی و موجودی کالا را به صورت بلادرنگ ارائه دهد.

با استفاده از این بینش های قدرتمند، می توانید:

• روندها را کشف کنید: داده ها می توانند روندهای معناداری را در فروش، مانند اینکه چه کسی، چه چیزی، چه زمانی و کجا هر خریدی انجام شده است، آشکار کنند.
• مزیت رقابتی کسب کنید: عملکرد رقبا را پیگیری کنید و تجزیه و تحلیل کنید که اعداد فروش شما چگونه مقایسه می شود.
• حضور خود را گسترش دهید: داده های دقیقی را در مورد اینکه کجا و چه زمانی کسب و کار خود را با مکان های جدید، تجهیزات یا پرسنل گسترش دهید، به دست آورید.